顔写真撮影で押さえるべき業者選びのポイント
当社では、これまで多くの企業のオフィスで、主に社員証のための顔写真撮影を行ってまいりました。
この記事を読んでいる方は「大人数の顔写真撮影をどうしたらよいのか」「どのような段取りで進めたらよいのか」悩んでいたり、不安に思っているのではないでしょうか。
それもそのはず、社員証などの顔写真撮影は、比較的大きな会社でも10年に一度行うかどうかの頻度のため、前回のノウハウなどがないことがほとんど。
そこで、数多くの顔写真撮影をしている当社が、いくつかポイントをまとめてみますので、ぜひ参考にしてみてください。
撮影業者に依頼する際に決めておくべきこと
・何人撮影をするのか？
・いつごろ撮影する予定なのか？
・どのようなシーンで使用する予定で、どのようなデータが必要なのか
・費用感はどのくらいか
予算やどのくらいの時間がかかるのかという目先のことに目が行きがちになりますが、総務や人事でこの仕事を担当する方は、「社内の業務負荷をがいかにして軽減できるか」という視点をもつことも大切です。
撮影業者の選定・見積り
一番のポイントともいうべき、撮影業者の選定と見積です。
相見積もりをした場合、「料金」の安さだけに目を向けてしまうと、実は後で自分たちが作業しなければならない、もしくは追加料金を払って対応してもらわなければならいこともあります。
そこで、チェックすべき重要ポイントを以下にまとめました。
これは避けるべき！ 業者選定のＮＧポイント
撮影会社がフリーランスのカメラマンを派遣してくる業者
撮影会社に委託してもフリーカメラマンがやってくる場合が多いもの。撮影会社にお願いしたのに、社内にやってきたのは、一時的に募集をかけてやってきた経験未熟なフリーランスカメラマンということも多々あるようです。撮影業者の中には、社内のスタッフではなく手の空いている個人事業主のフリーカメラマンを派遣しているケースが多く、こうした場合、依頼主の企業は撮影業者と業務契約していても、実務上はすべて個人事業主に委託してしまっているケースがほとんど。となれば、写真データや管理情報などの個人情報管理がずさんになってしまうリスクが増大するのは、予測するに難くはないでしょう。
こうした場合、担当者の方が気を付ける点は、
・反社条項のある契約をし、委託先の二次委託者（カメラマン）までチェックする
・NDA（秘密保持契約）は必ず締結する
の2点です。特に、大きな会社であれば、この2点は必須です。
ID-PHOTO.NETでは、NDAや反社条項を含めた契約を締結させていただいております。
ひな形も用意していますので、契約もスムーズに進められると思います。
納品データのファイル名変換がオプションの業者
社員の顔写真を撮影したら、その写真データが誰なのか物理的に判別するには、ファイル名をその社員の属性（例えば、社員番号や氏名）にする必要があります。
本来、ファイル名を個人の属性にせずに納品しても、会社の担当者は困ってしまうでしょう。たとえば、「DSC_2365.jpg」の写真データは、社員番号1234の佐藤太郎さんということは、写真を見なければわかりません。ファイル名は少なくとも「1234.jpg」になっていれば、ＰＣでの検索も容易です。
でも、意外にこのファイル名の変換がオプションである撮影会社も多いものです。「都度見積」だったりして人数が多ければ単価は安くても相当な金額になってしまいます。
ID-PHOTO.NETサービスを提供しているザナビジョンでは、「顔写真撮影とお客様の業務負荷軽減」がモットー。ファイル名の変換は無料で行っています。
社員番号や氏名を書いた「紙の札」をもって撮影する業者
社員に「紙の札」を持たせて撮影するのは、古くからあるやりかたですが、昨今では環境の面からもコストの面からも喜ばれるものではありません。
たとえば、3000名の社員撮影を予定している場合、
・・・3000名分の紙の名札を作ることが、地球に優しいといえるでしょうか？
もし、その名札を作らないとしたら、作る時間や作業のコストだけではなく、環境にも優しいはず。SDGsを推進している会社ならなおさらでしょう。
・・・3000名の紙の札に、社員番号と名前を書く、またはプリントする作業は、あなたの会社が行いますか？ それともお願いをする撮影会社ですか？
もし、撮影会社に名札の作成をお願いするのだとしたら、3000名分の社員番号や名前を書いた札を、物理的に持ち運ばせることになります。それは予期しなくとも、個人情報漏洩のリスクにつながるでしょう。
また、撮影会場で社員本人に社員番号や名前を書かせた場合も、時間のロスにつながってしまうはずです。仮に社員の時給換算が平均2800円だとした場合、紙の札に社員番号と名前を書く作業を1分で終えたとしたら、全体では1分46円×3000名＝13万8000円のロスが発生してしまうことになります。
ID-PHOTO.NETでは、相当数の社員様を撮影する場合は、弊社の受付要員を配置しその場で社員番号を確認。貴社の社員様は、札を持たずに撮影をし、撮影直後には写真データのファイル名が既に社員番号になっているというシステムを構築しています。
そのため、一日の撮影後には、撮影に来た人、来ていない人のデータを出力したり、トリミングがなければその当日に全データを納品することが可能となっています。
まとめ
撮影を依頼するご担当者の方は、以来当初は気にしないことでも、後で自分がしなければならない仕事が想定以上に多く、「しまった！」と思ってしまうことも多いようですよ。
撮影から納品まで ワンストップ・
ソリューション
社内撮影にまつわる「総務部門」ご担当者様のご負担を一手に解決！
ご提案
貴社のスケジュールや状況を確認しながら、最適な撮影スケジュールをご提案。
お見積り
ヒアリングに基づいて最終見積を提出いたします。
撮影実施
貴社にお伺いし、会議室等に機材を設置。スケジュールに基づいて撮影実施。
納品
貴社指定の納品フォーマットにて撮影データを納品。