【3～5月は早い者勝ち】社員証・IDカード更新の出張撮影は“準備が9割”。人事総務の負荷を減らす春の撮影会をご検討のご担当者様へ
3月～5月は、社員証・IDカードの更新、新入社員の入社、異動や組織変更が重なり、社内の「顔写真更新」が一気に発生する季節です。
この時期、実は“写真の写りの良し悪し”だけでなく、人事・総務ご担当者様の工数（負荷）が成果を左右します。
・いつまでに写真が必要か
・誰が撮影対象か
・データ形式は統一されているか
・未撮影者をどう管理するか
このあたりが曖昧なまま進むと、春の繁忙期に「写真の取りまとめ」という名のご担当者様の残業が増えがちです。
そこで本記事では、企業向けの顔写真撮影（社員証・IDカード用の出張撮影）を検討中のご担当者様に向けて、春の撮影会をスムーズに進めるポイントと、“人事総務の負荷が軽くなる撮影会社の選び方”をまとめました。
――――――――――――――――――――
3～5月は社員証写真の依頼が集中します。
だから「早めの問い合わせ」をおすすめいたします。
春は、企業の撮影依頼が重なります。理由は明確で、社員証更新のほかに、
・新入社員の入社
・異動・転籍・組織変更
・社内システムのアカウント写真更新
・名刺・Web掲載用のプロフィール写真更新
が同時期に発生するためです。
この時期は「撮影当日」よりも、撮影前の段取りがすべてです。
とくに規模が300名～5,000名などの場合、後ろ倒しになるほど社内調整が難しくなり、結果としてコストが増えます。
春の撮影会は、遅れるほど人事総務の仕事が増える。
だから、早めの準備が一番のコストダウンになります。
――――――――――――――――――――
「印象の良い写真」だけでは不十分。
見落とされがちな本当の課題は“取りまとめ工数”
社員に個別で証明写真を用意してもらう運用、いまでも多いです。
なかには、人事総務スタッフがこれまで撮影をしてきたという企業様も、大企業でも意外に多いんです。
ただ、後から必ず起きるのがこの問題です。
・スマホ自撮り、スピード写真、写真館など出所がバラバラ
・背景色、画素数、トリミングが統一されない
・ファイル名が「IMG_0001」だらけで、誰の写真か分からない
・期限までに揃わず、催促・追いかけが発生
・集めた後に「加工・リサイズ・リネーム」作業が必要
写真の“見た目”以上に、取りまとめの手間が想像以上に重いのが現実です。
働き方改革も進み、無駄な残業や業務効率化が叫ばれているなか、余分な無駄は省くことが先決。
そして、この手間は人事総務の本来業務とは関係のない「余計な作業」になりがちです。
――――――――――――――――――――
当社にご依頼いただくと、人事総務の仕事は「スケジュール調整と召集」だけになります
企業向けの出張撮影の価値は、撮影品質だけではありません。現場の運用を設計できるかが重要です。
当社では、企業用の顔写真撮影ソリューションをソフトウェア構築しています。
当社にご依頼いただく場合、ご担当者様にお願いしたいのは基本的に以下だけです。
・撮影日の決定（複数日程でも可）
・社員ごとの撮影枠（時間帯）の割り当て
・その時間に社員を呼ぶ（召集）
これだけで撮影会が回るように、当日のオペレーションは当社側で組み立てます。
受付、誘導、撮影進行、簡易的な身だしなみチェックなども含めて現場を運用します。
また、当社の写真館運営をしているスタッフがお伺いするため、スタッフ様にも失礼のないような接客を心がけています。
「写真撮影」ではなく、撮影会の運用そのものを外部化するイメージです。
――――――――――――――――――――
“他社では有料”になりがちな納品作業を、当社は標準対応しています
撮影会で本当に差が出るのは、撮影後の納品です。
納品が雑だと、結局社内で手直しが発生して負荷が戻ってきます。
当社では標準で、以下に対応しています。
・社員名・社員番号をファイル名に反映（標準対応）
多くの現場で困るのが「誰の写真か分からない」問題です。
当社は写真データのファイル名を社員名・社員番号にする運用に標準対応しています。
他社では有料オプション扱いのこともありますが、当社は最初から前提として設計しています。
撮影直後に「未撮影者一覧」をお渡し可能
撮影会当日は、どうしても
・急な会議
・外出
・体調不良
・シフト都合
で未撮影者が出ます。
当社では、撮影直後に未撮影者の一覧をお渡しすることも可能です。
これにより、ご担当者様は「誰が撮れていないか」を当日中に把握でき、追加撮影やリスケが一気にラクになります。
――――――――――――――――――――
春の繁忙期こそ「まとめ撮り」が効果的。
結果として1名あたりのコストが下がります
撮影スタッフの人件費や移動コストは年々上がっています。
だからこそ、同じ半日でも
・50名だけ撮る
・200名まとめて撮る
では、1名あたりのコストが大きく変わります。
もし可能なら、
・新入社員分も既存社員の更新と同時に撮る
・部署ごとのバラバラ実施ではなく、1～2日にまとめる
・拠点が複数ある場合は、順番と日程を設計してまとめる
といった「まとめ撮り」を前提にすると、トータル負担が下がりやすいです。
この段取りも、早めに相談するほど選択肢が増えます。
――――――――――――――――――――
よくあるご相談：撮影会、何から準備すればいいですか？
社内の撮影会は頻繁にやるものではないので、よくこんなお声をいただきます。
・何から準備すればいいか分からない
・社員への案内文をどう書けばいいか分からない
・当日の導線や会議室の使い方に不安がある
・何分刻みで枠を作るべきか知りたい
当社では、ご相談段階から
・スケジュール案
・当日の流れ（受付～撮影）
・社員向け案内文のたたき台
なども含めて整理できます。
「まずは全体像だけ知りたい」でも大丈夫です。
――――――――――――――――――――
3～5月の社員証・IDカード更新は、早めの相談が一番ラクです
春は、人事総務部門が最も忙しい時期のひとつです。
だからこそ、社員証写真の更新は「気合で乗り切る」より、仕組みでラクにするほうが得です。
当社の企業向け出張撮影なら、
・ご担当者様は日程調整と召集だけ
・ファイル名を社員名・社員番号にする納品に標準対応
・撮影直後に未撮影者一覧もお渡し可能
という形で、撮影品質と運用負荷の両方を整えられます。
この時期はご依頼が集中するため、枠が埋まりやすくなります。
3～5月の撮影会をご検討中でしたら、早めにお問い合わせください。
――――――――――――――――――――
お問い合わせ前に決めておくとスムーズな3項目
・おおよその人数（例：300名、800名、1,500名、3,000名、5,000名）
・希望時期（3月上旬／4月中旬／5月末など）
・撮影場所（本社／拠点複数／会議室・応接室など）
この3つだけでも分かれば、概算と段取りの方向性が出せます。
社員証・IDカード用の顔写真撮影（企業向け出張撮影）のご相談は、お気軽にお問い合わせください。
人数規模・拠点数・納品形式に合わせて、最適な撮影会の進め方をご提案します。